Перечень документов и сведений для анализа документации систем менеджмента

Перечень необходимых документов и записей, представляемый проверяемой организацией в орган по сертификации, уточняется в каждом конкретном случае и определяется органом по сертификации.

Орган по сертификации вправе затребовать от проверяемой организации дополнительные документы, включая записи, необходимые для анализа.

Все документы передаются в орган по сертификации в электронном виде.

Перечень документированной информации и сведений

для анализа документации систем менеджмента

1.               Документированная область применения.

2.               Политика.

3.               Цели.

4.               Руководство (если имеется и оформлено как отдельный документ).

5.               Структурная схема проверяемой организации с указанием административных и инженерных служб, основных и вспомогательных подразделений (цехов, участков, производственных площадок).

6.               Названия и перечень процессов, схема их взаимодействия.

7.               Перечень документов системы менеджмента.

8.               Документированные процедуры (при наличии).

9.               Результаты анализа со стороны руководства за период, предшествующий аудиту.

10.            Комплект документов по факту проведения внутренних проверок (аудитов) системы менеджмента в организации за период, предшествующий аудиту (планы, программы, отчеты - зарегистрированные результаты проведения аудитов).

11.            Документированная информация, описывающая меры, предпринимаемые в отношении рисков и возможностей.

12.            Аудиторские отчеты за последний цикл сертификации либо последний отчет по аудиту, выполненный предыдущим ОС, и закрытые несоответствия при их наличии, либо подтверждения их закрытия (при трансфере). Документы по работе над устранением негативных свидетельств прошлогоднего аудита (план КД).

13.            Документированная информация по управлению процессами, переданными на аутсорсинг (при наличии таких процессов).

14.            Перечень применяемых законодательных требований.

Дополнительно для СМК:

1.      Перечень выпускаемой продукции (оказываемых услуг), применительно к которой сертифицируется система менеджмента, с указанием нормативных документов (ГОСТ, ТУ и др.).

Дополнительно для СЭМ:

1.      Документированная информация в отношении экологических аспектов.

Дополнительно для СМБТиОЗ:

1.      Документированная информация по управлению аварийными ситуациями.

 Дополнительно для СМБПП:

1.               Метод оценки опасностей и классификации мероприятий по управлению в рамках плана ХАССП или производственных программ обязательных предварительных мероприятий.

2.               Актуальный перечень опасностей.

3.               Актуальный перечень технологических схем.

4.               Актуальный Перечень ПОПМ (программ обязательных предварительных мероприятий) (п.8.2).

5.               План управления опасностями (п.8.5.4).

5.1              Производственные программы обязательных предварительных мероприятий (ППОПМ) с описанием каждой программы.

5.2              План ХАССП (с описанием каждой ККТ).

Примечания:

1. Документированная процедура означает, что процедура разработана, документально оформлена, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии. При анализе документированных процедур могут дополнительно запрашиваться подтверждающие записи исполнения требований, указанные в документированных процедурах, например, журналы, план-графики, отчёты, рабочие инструкции, листы согласования.

2. Перечень необходимых документов, включая записи, представляемый Заказчиком Исполнителю, уточняется в каждом конкретном случае и определяется внутренними правилами Исполнителя.

3. Дополнительные документы могут потребоваться по ходу проверки и в случае, если в представленных документах нет полного изложения реализации требований стандарта или если необходимы уточнения.

4. При отсутствии каких-либо документов из списка Заказчик обязан в свободной форме на бланке организации за подписью руководителя компании с печатью организации написать об отсутствии того или иного документа с объяснением причины отсутствия, например: «Документ «Справка о дефектах» отсутствует в компании по причине специфики выполнения работ, которые выполняются на специальном программном обеспечении. Это программное обеспечение полностью контролирует процесс проектирования и не позволяет закончить работу при невыполнении всех пунктов и этапов работы. Следовательно, дефекты отсутствуют».

5. Выше перечислен стандартный перечень документов. Он может меняться в зависимости от деятельности и особенностей организации. 

6. Орган по сертификации вправе потребовать от проверяемой организации дополнительные документы, включая записи, необходимые для анализа.